Аутсорсинг: «за» и «против»
В конце 90ых годов прошлого столетия на российском рынке зародилась тенденция передачи организации документооборота на аутсорсинг профильным компаниям. Менее, чем за 10 лет тенденция стала трендом.
Идея передачи работы с документами и организации архива аутсорсинговым компаниям получила широкое распространение в банковской, страховой, телекоммуникационной, нефтяной, туристической и других сферах бизнеса, через которые ежедневно проходят потоки бухгалтерской документации. Прежде всего это обусловлено тем, что архив бухгалтерии, при правильной организации, становится ценным активом, из которого в краткие сроки можно извлечь необходимый документ, что положительно влияет на все бизнес-процессы компании.
Существует ошибочное мнение, что передача управления и хранения документов аутсорсинговым компаниям несет в себе риск потери или утечки информации. Статистически подтверждено, что основным фактором ошибки при работе с документами является человеческий фактор. Все мы люди, и рано или поздно ошибки случаются. Только любая аутсорсинговая компания, которая взяла на себя ответственность по управлению и хранению документов организации-клиента несет юридическую ответственность за сохранность данных заказчика. Это прописано в договоре, и на проштрафившуюся компанию накладываются определенные санкции в виде штрафов и других взысканий. Поэтому многие компании, занимающиеся архивным бизнесом, используют «облачные технологии». «Облачные технологии» - это специально разработанные технические новшества, используемые для защиты, управления и хранения документов, которые сводят к нулю возможность человеческой ошибки на всех «жизненных» этапах документа. Эти факторы минимизируют риски в работе с аутсорсинговыми компаниями, а также существенно позволяют сохранять средства, которые тратятся на самостоятельную организацию архива.
Давайте смоделируем ситуацию, когда компания принимает решение самостоятельно организовать свой архив. Перед ней сразу возникают четыре задачи: привлечение или обучение кадров, профильной задачей которых будет организация бумажного архива, внедрение новой технической платформы для создания общего доступа к электронным копиям документов, синхронизация бумажных и электронных документов, а также организация пространства для хранения документов. Решение каждой из этих задач также делится на этапы, требующие затрат временных и финансовых ресурсов. При создании штата архивистов, также необходимо иметь сотрудников, осуществляющих проверку их работы, для исключения человеческого фактора ошибки, а при внедрении системы электронного документооборота нужно учитывать стоимость установки и постоянной IT-поддержки выбранной вами платформы.
Конечно, выбор аутсорсиноговой компании должен быть взвешен и содержателен. В ее пользу должны говорить факторы надежности компании, ее репутации на рынке, а также сколько средств при организации архива данная компания поможет вам сохранить и т.д.
Актуальным примером может послужить ситуация, когда аутсорсинговая компания занимается организацией бухгалтерского архива банка. Высокий поток документации со временем превращает архив в неорганизованную кучу бумаг, поиск необходимого документа в которой может занять часы. Обработка данных вручную может привести к осложнению своевременной передачи отчетности в Центральный Банк или органы налогового обложения, что может грозить различными санкциями. Весь потенциал современной организации архива аутсорсинговой компании позволяет вам иметь электронную базу данных ваших документов, где вы сможете мгновенно найти скан любого документа, иметь личный кабинет, где вы в несколько кликов сможете управлять потоками бумажной документации из любой точки с любого устройства, а также систему безопасности данных, использующую систему защиты, как в надежных банках.
Все эти технологии помогут вам сохранить средства на организации персонала, а также внедрении и техническом сопровождении систем электронного документооборота, и помогут освободить офисную площадь для более целесообразного использования.
Похожие статьи:
«Облачные технологии» безопасности
Преимущества покупок в интернет магазинах
